6 marca 2017

Jak usprawnić własny system pracy i skończyć z iluzją "bycia wiecznie zapracowaną"? #1


Życie, to nie tylko pasmo sukcesów, pięknych chwil i poukładanych co do minuty dni. W obliczu dużej ilości obowiązków, bardzo często stajemy się bezradni i pozbawieni sił. Jak więc radzić sobie z natłokiem spraw? Czy wypchany po brzegi kalendarz zawsze musi oznaczać katastrofę?

Obserwując własne zachowanie, znajomych czy rodziny coraz częściej dochodzę do wniosku, że bardzo modny staje się wśród nas tzw. multitasking, czyli wielozadaniowość. Nakręcani przez własną pracę, szefa, kolegów z biura, wciąż robimy więcej i więcej. W efekcie, zamiast spędzać czas nad jedną sprawą, działamy przy trzech czy nawet pięciu czynnościach naraz. Kiedy sama zachłysnęłam się podobnym wirem pracy, pomyślałam, że coś jest nie tak… Bycie "wiecznie zajętym" wcale nie oznacza, że jesteś naprawdę dobry w tym co robisz, wręcz przeciwnie. Dlatego moim zadaniem przez kolejne cztery tygodnie (w każdy poniedziałek) będzie budowanie z Wami właściwej organizacji czasu pracy oraz (niezwykle ważnego) czasu wolnego. Dzisiejszy wpis to wstęp do tematyki bycia produktywnym i spełnionym, ale przy okazji pełnym życia i motywacji do dalszego działania. Chciałabym, abyśmy wspólnie stworzyli miejsce, gdzie każdy z nas będzie mógł wzajemnie się wypowiedzieć na temat swoich doświadczeń lub po prostu podzielić dobrą radą. Od razu zaznaczam, że nie jestem ekspertem w temacie produktywności i komunikacji. Od jakiegoś czasu po prostu testuję na sobie luźne rozwiązania, które pomagają mi lepiej organizować czas (pracy) w ciągu dnia.

warszawa

A jak to wyglądało u mnie?

Nawet nie wiecie, jak ogromne było moje zdziwienie, kiedy w końcu dotarło do mnie, że pisanie artykułu na bloga, do gazety, przeplatane czytaniem e-maili, wcale nie poprawia skuteczności mojej pracy. Wykonywanie kilku zadań naraz zmusza do intensywnego wysiłku, ale nie przekłada się na pozytywne efekty. W jednej chwili cała fala (popularnej) wielozadaniowości i bycia na czas - runęła, a ja zrozumiałam, że moje "przeskakiwanie" pomiędzy tysiącami czynności, prędzej przypominało poruszanie się po amazońskiej dżungli bez przewodnika niż bycie sprytną businesswoman. 

W sytuacji, kiedy tracisz kontrolę nad własnym życiem, a ilość czynności "na wczoraj" zaczyna cię przerastać, musisz zacząć działać. Nie jesteśmy maszynami i nigdy nie będziemy, nawet jeśli włożymy w to wiele starań. Profesor Etienne Koechlin prowadził jakiś czas temu badania dotyczące skutków podziału uwagi podczas wykonywania zadań. I co się okazało? Nasz mózg nie jest wielozadaniowy. I dużo efektywniej wygląda nasza praca, jeśli w umiejętny sposób rozdzielamy zadania jedno po drugim, a nie tkwimy w błędnym nawyku robienia wszystkiego naraz, bo zbliża się koniec dnia. Tak więc od tego zacznijmy!

No chyba, że chcemy, aby nasza praca wyglądała podobnie, jak w tym kawale...

Na budowie pracownik jeździ z pustymi taczkami tam i z powrotem. Kierownik w końcu go pyta:

– Dlaczego jeździsz z pustymi taczkami?
– Szefie taki zapierdziel, że nie mam czasu nawet załadować!



Kiedyś sądziłam, że naprawdę produktywni ludzi wykonują kilkanaście telefonów dziennie, w międzyczasie notują świeże pomysły i inspiracje, odbywają spotkania i są przy tym niezwykle rozluźnieni. Jednak im dłużej obserwuję otaczającą mnie rzeczywistość, zauważam, że u świetnie produktywnych ludzi, najważniejsze są wypracowane przez lata nawyki, które kształtują ich system pracy.

Jak więc poprawić własny sposób pracy, a nie tylko stwarzać iluzję "bycia wiecznie zapracowaną"?

Na pierwszy ogień idzie prosta i sprawdzona technika Pomodoro, której działanie możesz wykorzystać choćby zaraz. Twórcą tej techniki jest Włoch, Francesco Cirillo, natomiast nazwa pochodzi od kuchennego czasomierza w kształcie pomidora. Jedyne czego potrzebujemy do jej rozpoczęcia to: lista zadań oraz dowolny czasomierz (może być w telefonie).

1. Zaczynamy od przejrzystej listy zadań do wykonania, którą najlepiej przygotować wieczorem lub wcześnie rano. Następnie należy przyjrzeć się liście rzeczy, posegregować je pod względem ważności czy długości wykonania. W ten sposób unikniesz możliwego chaosu i stresu.

Gdy mamy jasną listę priorytetów możemy zacząć działać.

2. Ustawiamy czasomierz na 25 minut, bo właśnie tyle trwa jedno Pomodoro.

W tym czasie realizujemy zadanie w całości lub przynajmniej w części. Zdaję sobie sprawę, że to nie jest dużo czasu, ale po kilku próbach sama zobaczysz, że Twój mózg coraz szybciej przełącza się w tryb zadaniowy. Nie pozwól, aby w tym czasie ktoś Ci przeszkadzał. Nie odkrywaj się od pracy. Nie zaglądaj na Facebooka, Instagram, pocztę, czy inne rozpraszające Cię strony…

3. Po pełnym Pomodoro, czyli 25 minutach robisz sobie 5 minutową przerwę. Ten punkt przez cały czas jest dla mnie pewną formą wyzwania, ponieważ angażując się w pracę mam skłonności do nie odrywania się od niej przez długi czas, co jednak nie służy mojej wydajności i koncentracji. (Tutaj dobrym pomysłem dla kochających zwierzęta, jest również adopcja psa, który skutecznie "odciągnie" Cię od komputera).

4. Po skończonym czwartym Pomodoro w pełni należy Ci się dłuższa przerwa (20-30 minut). To jest właściwy czas na zrobienie sobie kawy/herbaty czy wyjście z psem :) Możesz też w czasie tej przerwy sprawdzić pocztę, wiadomości albo zadzwonić (byle rozmowa nie trwała 1,5 godziny…).

Czas pełnej sesji możesz dowolnie wydłużać, ale jeśli zaczynasz - 25 minut to dobry start!



Dlaczego ta technika jest skuteczna?

Po pierwsze pracujesz w pełnym skupieniu. Ponadto według Jakuba Ujeskiego "łatwiej jest Ci się skoncentrować, kiedy wiesz, że będzie to trwać tylko przez określony czas. Świadomość upływającego czasu zwiększa też Twoją wydajność, bo chcesz skończyć zadanie przed przerwą.

Po drugie, ułatwia zmotywowanie się do samej pracy i jej rozpoczęcie. Zupełnie inaczej się podchodzi do zadania z myślą, że trzeba je wykonać w całości, bez przerw, a inaczej gdy masz nad nim popracować tylko przez 25 minut.

Trzeci ważny aspekt to same przerwy. Pozwalają one na odświeżenie umysłu, na oderwanie się od tematu na chwilę. Dzięki temu nie męczysz się tak i jesteś w stanie pracować w ten sposób przez dłuższy czas w skupieniu niż w przypadku pracy bez przerw".


Mam nadzieję, że cykl wpisów dotyczących lepszej organizacji i produktywności zachęci Cię do przyjrzenia się Twojemu systemowi pracy, a może przy okazji poprawi jego funkcjonowanie?

Koniecznie daj znać, jak to wygląda u Ciebie? :)

zdjęcia: Mateusz / postprodukcja: ja

KOLCZYKI - Apart (kolekcja Indali)
PIERŚCIONEK - Apart
NASZYJNIK - Apart
KOSZULA - H&M (podobne znajdziesz Tutaj)
SPODNIE - Zara (podobne znajdziesz Tutaj)
BUTY - Zara (podobne znajdziesz Tutaj)

PAZNOKCIE - Studio Papaya

Serdeczne podziękowania dla nowej francuskiej kawiarni Krem przy ulicy Śniadeckich 18 w Warszawie, za udostępnienie pięknych wnętrz do sesji.
« Nowszy post Starszy post »

12 komentarzy

  1. Zainspirowałaś mnie tym postem! Dziękuję <3

    OdpowiedzUsuń
  2. O o o!!!! Coś dla mnie! Jestem mistrzynią w planowaniu <3 Potrafię imponująco nakreślić swój grafik uwzględniając swoje małe słabości i realny czas wykonania zadania. Niestety na planowaniu często się kończy.... Brakuje mi konsekwencji w działaniu, dyscypliny oraz motywacji mimo, że zazwyczaj na mecie jest upragniony święty spokój! Mam jednak kilka technik, które nawet mnie potrafią przymusić do działania. Nauka jest procesem czasochłonnym i nudnym. Kiedy zasiadam do książek nawet najdrobniejszy pyłek kurzu zaczyna być niezwykle fascynujący :P. Dobrą metodą jest włączenie stopera i zatrzymywanie go za każdym razem kiedy nasze myśli odpłyną w słodki niebyt. Daje nam to realny obraz czasu poświęconego tylko na to jedno zdanie. Nagrody są również ważne. W czasie sesji kiedy mój mózg powiedział wyraźnie 'dość', wyznaczałam czas, który poświęcony był tylko nauce niezależnie od tego ile uda mi się zrobić, a także czas na całkowity relaks bez wyrzutów sumienia. Dobry film, maseczka, herbata i lulu :) Relaksowania też się trzeba od nowa uczyć na tych szalonych studiach i dzisiejszym szalonym świecie. W czasie przeznaczonym na naukę wyznaczałam godzinne interwały 45 minut pracy i 15 odpoczynku (posiłek, telefon do przyjaciela, gapienie się w sufit i oczyszczanie głowy ze wszystkiego).
    Usunięcie rozpraszaczy i przeniesienie tego całego 'multitaskingu' na papier. Nierzadko bywa, że siadając do jakiegoś wyjątkowo żmudnego zadania nagle przypomina się nam, że mieliśmy sprawdzić i zobaczyć tysiąc rzeczy, robimy to od razu w 'obawie', że za chwilę ta bardzo ważna rzecz do sprawdzenia wyleci nam z głowy, w rezultacie mija kolejnych 5 bezproduktywnych godzin na fejsie. Ja staram się zapisywać te sprawy na kartce i w czasie ustalonej przerwy sprawdzam wszystko to co zapisałam. Działa to trochę jak myślodsiewnia z Harry'ego Pottera :) i daje mi komfort wolnej głowy skupionej na zadaniu. Co do pozbywania się rozpraszaczy, rzadko kiedy mamy możliwość skorzystania z tak nudnego pomieszczenia, że nauka wręcz umila nam w nim czas, lub nie daje zbyt wielu powodów do rozpraszania się. W akademiku miałam tak zwanego 'ryjca' czyli pokój cichej nauki gdzie na prawdę mobilizacja sięgała zenitu, było tylko krzesło, biurko, lampka i cztery ściany. W domu natomiast wyniesienie komputera i telefonu komórkowego daje już baaaaaardzo dużo.
    Co do multitaskingu jest to choroba postępu cywilizacyjnego. Dzięki takim udogodnieniom jak choćby przelewy przez internet oszczędzamy czas, który musielibyśmy przeznaczyć na dotarcie do banku, przeczekaniu kolejki i całej procedury. Czas, który potencjalnie moglibyśmy przeznaczyć na..... No właśnie na co? Według mnie na obiad z rodziną albo rozmowę z przyjaciółmi. Tymczasem bombardują mnie instagramy, fejsbooki i wszystkie znaki na niebie i ziemi, że ludzie tacy przyziemni jak ja chodzą na kurs rysunku, 5 języków, studiują, pracują, balują i dodatkowo uprawiają jakiś sport. Świat wymaga ode mnie żebym robiła wszystko bo inni też robią wszystko, a w czym tak na prawdę są dobrzy? To tylko iluzja i złudzenie. Powszechny dostęp do informacji zmusza mnie do tego żebym wszystko wiedziała. Dziś nie ruszając się z kanapy można ćwiczyć, czytać, jeść i chudnąć jednocześnie to szaleństwo!!!! Jedno trzeba wiedzieć, nie ma w życiu drogi na skróty, nic się samo za nas nie zrobi. Ale nie wszystko musi być zrobione. Och gratuluję Ci dotarcia aż tu <3 Pozdrawiam serdecznie, ściskam i wysyłam moc buziaków :* mam nadzieję, że nie usnęłaś czytając ^_^

    OdpowiedzUsuń
  3. Genialna koszula! WYglądasz świetnie w tym odcieniu!

    OdpowiedzUsuń
  4. A więc od jutra zastosuję w mojej pracy regułę pomodoro. U mnie przyda się niesamowicie, gdyż większość dnia spędzam na pisaniu doktoratu, wieczorem łapię się jednak na tym, że zapisanych stron jest mało, za to przeglądanych stron w internecie masa. Jak tylko coś mi przyjdzie na myśl to od razu przerywam pracę i otwieram instagrama lub google. Myślę, że głównym winowajcą w braku efektywności naszej pracy jest właśnie szeroko pojęty internet. Zapewne mniejszy problem mają ci, którzy nie muszą się z nim łączyć, aby pracować. Inaczej przecież zachowujemy się, gdy czytamy książkę, a inaczej gdy e-book. U mnie tak to właśnie wygląda. Dzięki za post! Mimo, że połowa pracy już za mną to chętnie wdrożę nowe techniki, aby przyspieszyć proces pisania, więc cieszę się na kolejne porady! PS> Piękne zdjęcia i piękna Ty.

    OdpowiedzUsuń
  5. Pierwszy raz słyszę o regule Pomodro, ale już wiem, że to coś dla mnie. Bardzo często chcę zrobić wiele rzeczy na raz i mogłabym kłócić się, że wychodzi mi to świetnie i nie mam problemów z koncentracją. Jakkolwiek zauważam, że wiele rzeczy robię w oderwaniu od rzeczywistości- robiąc jedną rzecz tym samym myślę o innych sprawach do załatwienia i sposobach wykonania.
    Świetny cykl ! Już nie mogę doczekać się kolejnych postów ;)

    OdpowiedzUsuń
  6. Bardzo inspirujące....smutne jest jednak to że żyjemy w pracy w kulturze typowego multitaskingu :(

    OdpowiedzUsuń
  7. Uwielbiam Twojego bloga za to, że to tekst, a nie sama stylizacja (chociaż zdjęcia są przepiękne i zawsze wyglądasz zjawiskowo), wysuwa się na pierwszy plan. Mam wrażenie, że dzięki temu to, co zakładasz, nabiera takiej... Realności :). Nie myślimy o tym tylko w kontekście stroju, ale właśnie czegoś w rodzaju dopełnienia Twojej osoby :).
    Uważam, że ten post jest rewelacyjny! Właśnie zdałam sobie sprawę, dlaczego moja praca jest tak nieefektywna. Być może zastosuję tę technikę Pomodoro.
    Dziękuję za bardzo inspirujący wpis <3.

    OdpowiedzUsuń
  8. Technikę Pomodoro muszę i ja zastosować bo czasami łapię się na tym ,że robię kila rzeczy na raz !

    OdpowiedzUsuń
  9. Świetny wpis! To prawda, że zbyt duża ilość zajęć w jednym czasie nie przynosi efektów, powoduje natomiast dekoncentrację, frustrację i zmęczenie. Słuszna uwaga, że należy dawkować zadania sukcesywnie i z umiarem, a kiedy czujemy zmęczenie odpuścić...

    OdpowiedzUsuń
  10. Doskonały pomysł na cykl. Ja ciągle mam problem z organizacją pracy, głównie z powodu licznych rozpraszaczy, ale już dawno odkryłam, że wielozadaniowość to nie dla mnie. Robiąc kilka rzeczy jednocześnie, popełniam więcej błędów, co zupełnie się nie kalkuluje, bo jeszcze więcej czasu (i nerwów) zajmuje mi ich poprawianie. Przyjęłam więc prostą zasadę - robię jedną rzecz na raz. Działa! Choć nad organizacją dnia muszę jeszcze sporo popracować...

    OdpowiedzUsuń
  11. Od jakiegoś czasu mam zainstalowaną wtyczkę do przeglądarki chrome - Block & Focus.
    Działa ona właśnie na zasadzie techniki pomodoro. Ponadto, jak sama zaznaczyłaś - podczas stosowania tej technik ważne jest, aby nie rozpraszać swojej uwagi od pracy, np. Fb, instagramem.
    Ta wtyczka blokuje dostęp do takich stron, więc to dodatkowy bonus. Polecam, zainstalować :)

    OdpowiedzUsuń
  12. po pierwsze bardzo ładnie wyglądasz, lubię Twój uśmiech;)
    dobra organizacja pracy, życia jest wazna ale trzeba pamietac o tym żeby mieć czas aby życ;)

    OdpowiedzUsuń

Instagram